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¿Qué es GTD?

GTD son las siglas en inglés de “Getting Things Done” (Resolviendo las cosas, en su traducción directa). Es un método de productividad personal desarrollado por David Allen.

Se diferencia de la mayoría de métodos de productividad por estar enfocado no sólo a la productividad en cuanto al trabajo, sino a tu productividad global en todas las áreas de tu vida.

5 Hábitos para la productividad sin estrés

David Allen llama “control horizontal” a la manera de gestionar nuestro flujo de trabajo diario. Todas las tareas que debemos realizar en nuestro día a día. Desde nuestras listas de la compra o las necesidades de nuestra familia, hasta el proceso de preparar esa reunión importante con el jefe, pasando por la llamada pendiente que tienes con tu amigo Pedro.

Propone 5 hábitos para asegurarnos de que hacemos cada cosa en el momento adecuado, sin que se nos olvide ninguna y -mucho más importante- sin sufrir el estrés de no poder abarcarlo todo.

Estos 5 hábitos, que desarrollaré más abajo son:

  • Capturar
  • Procesar
  • Organizar
  • Hacer
  • Revisar

Capturar

El hábito de capturar consiste en sacar de tu cabeza todo aquello que pueda conllevar una acción por tu parte. TODO. Nuestra mente está continuamente recordándonos pequeñas y grandes cosas, deseos, compromisos, de trabajo o personales, urgentes o aplazables,…

Todos esos pensamientos son fuente de estrés. Todo aquello que te ronda la cabeza y sobre lo que no has decidido exactamente qué hacer, te genera estrés.

Ese bombardeo continuo de temas por resolver genera ansiedad. La sensación de incapacidad para abarcarlo todo, de ir siempre por detrás de las cosas siempre es superior a la satisfacción de terminar tareas, por muchas que sean estas.

La idea entonces, es pasar todos estos pensamientos a un lugar al que sabes con certeza que vas a ir a recuperarlos y a decidir qué hacer con ellos. A estos lugares los llamaremos Bandejas de Entrada.

Puede ser un bloc en papel, las notas del teléfono móvil, una app específica o cualquier otro método que te funcione. El único requisito es que sepas que vas a ir allí periódicamente y vas a decidir qué hacer.

Procesar

El hábito de procesar consiste en revisar periódicamente (generalmente una frecuencia diaria es suficiente) tus Bandejas de Entrada (aquellos lugares donde depositaste todo el material que capturaste) y decidir qué hacer con cada una de estas cosas.

Algunas requerirán una acción por tu parte y tendrás que decidir exactamente cuál es esa acción y cuándo o en qué contexto deberás ejecutarla. Si es una acción que puedes resolver rápidamente (menos de 2 minutos), lo mejor es hacerla en ese mismo instante y quitártela de encima. Si no es así, tendrás que agruparlas en “Acciones Siguientes” o anotarla en tu Agenda.

Otras será necesario que las realice otra persona, así que tendrás que delegarla y apuntar un recordatorio para hacerle seguimiento poniéndola en “A la Espera“.

Con algunas decidirás que aún no es el momento de tomar una decisión al respecto y la enviarás tu carpeta de “Algún Día/Tal vez“.

Otras serán solamente información que podrías necesitar más adelante y lo mejor es que simplemente la guardes como “Material de Referencia“.

Por último, si hay cosas que simplemente ya no son necesarias, las borramos.

Organizar

Se trata ahora de asegurarnos de que vamos a disponer de la información necesaria para realizar cada una de las tareas en el momento o contexto en que hayamos decidido ejecutarlas.

Con las tareas que hemos decidido realizar un día exacto o a una hora determinada, será suficiente con disponer de una agenda y revisarla cada mañana.

En el caso de las Acciones Siguientes, nuestro cerebro, por sí solo, no nos va a recordar comprar fruta cuando estemos en el supermercado, sino que lo hará cuando abramos la nevera y no la veamos allí.

Debemos entonces, detallar para cada tarea lo siguiente:

  • Situación en la que queremos realizarla (en el supermercado, en la oficina, en casa, en el coche,…)
  • Tiempo necesario para ejecutarla.
  • Energías necesarias. Algunas tareas necesitarán de una concentración más profunda y, por lo tanto, tendremos que disponer de más energía para hacerlas. Es posible que en el rato antes de acostarnos no sea el mejor momento.
  • Prioridad. Identificar si es urgente o no.

Esta información, en GTD, la debemos tener accesible en todo momento para que nos resulte sencillo decidir qué tarea es más adecuada para cada momento y no olvidarnos de ninguna.

Hacer

De nada nos sirve todo lo anterior si no tomamos acción.

Sin embargo, es fundamental elegir correctamente la acción adecuada para acometerla en cada momento.

Para ello, GTD propone revisar:

  • Contexto: en función de dónde estés y qué estés haciendo será más adecuado realizar una tarea que otra. Si estás en el supermercado será mejor comprar fruta que llamar a tu madre.
  • Tiempo disponible: si dentro de 30 minutos termina tu jornada y no tienes ninguna urgencia, será mejor dedicarlos a una tarea que de dure 20 minutos que ponerte a empezar a organizar un gran proyecto.
  • Energías disponibles: momentos antes de irte a la cama no parece una buena idea ponerte a hacer la declaración de la renta. Igual es preferible leer aquel artículo que habías guardado para leer más adelante.
  • Urgencias.

Ahora cotejaremos estos 4 puntos con los equivalente definidos para las tareas pendientes en el apartado anterior. De ahí saldrán las tareas más adecuadas para ese momento.

Revisar

La pieza clave para que tu sistema GTD no se caiga es mantenerlo actualizado. Para ello, es necesario revisarlo semanalmente.

En la Revisión Semanal debemos:

  • Hacer una recopilación de cosas que nos rondan en la cabeza y aún no hemos capturado.
  • Procesar las cosas capturadas que aún no hemos decidido cómo abordar.
  • Verificar que hayamos cumplido con los compromisos que hemos fijado en la agenda para la semana anterior. Si no hemos cumplido con alguno, decidir qué hacer con él.
  • Chequear nuestra agenda de los próximos días y ajustarla si fuera necesario.
  • Actualizar nuestra lista de Acciones Siguientes y verificar que cada acción tiene la información necesaria descrita más arriba.
  • Marcar como completadas aquellas tareas que ya estén ejecutadas.
  • Eliminar aquellas que no estén realizadas, pero ya no tengan que ser ejecutadas.
  • Hacer seguimiento de las tareas delegadas en al lista “A la Espera” y decidir si debes hacer algo con ellas.
  • Echa un vistazo a tu lista “Algún día/Tal vez” y decide si a alguna de estas tareas les ha llegado su momento.

La revisión semanal, hecha a conciencia y según la cantidad de tareas y proyectos que gestiones puede llevarte entre media hora y 2 horas. Será el tiempo mejor invertido de toda la semana y es absolutamente necesaria.

Te dará el control necesario para afrontar la siguiente semana de manera ordenada y productiva.


Si todavía no aplicas el método GTD, te animo a que comiences cuanto antes. Coméntame tus progresos o tus dificultades y estaré encantado de darte mi punto de vista.

Gracias por leer hasta aquí. Si te ha gustado, dímelo en los comentarios. Si crees que le puede ser útil a alguien, compártelo.

Recursos: Photo de Negocios creado por rawpixel.com

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